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Reuniones efectivas: Tips y trucos

27/03/2020 09:36:36 AM / por Jorge Huechacona

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En estos momentos muchas colaboradores hemos tenido que empezar a realizar Teletrabajo o Home Office debido a la crisis generada por el Covid-19, ya que salir a las calles no es la mejor opción.

Las videoconferencias y las reuniones por medio de Internet han revolucionado la comunicación en las empresas,  porque aportan flexibilidad y reducen las barreras físicas.

Principalmente, porque los participantes pueden conectarse desde cualquier lugar, así que ahorran en desplazamientos y en el alquiler de espacios. Además, como la información puede ser almacenada en la nube, todo se transmite de una forma más rápida.

Pero seamos sinceros, para muchos las reuniones online son un completo aburrimiento y son muy pocos los que desean asistir a una. Por ejemplo, un artículo de la revista semana nos muestran que las reuniones telefónicas son muy populares en el ámbito empresarial, pero un estudio señala que son inútiles debido a que en ellas el nivel de concentración es muy bajo.

Esto mismo lo dice una encuesta de Intercall, la compañía de llamadas de conferencia más grande del mundo, según la cual el 60%  de los usuarios adelanta otros trabajos durante las reuniones, como enviar correos, comer,  cocinar, chatear o revisar sus redes sociales.

Desde Cellvoz te compartimos algunos consejos para que puedas mantener la atención de los participantes en las reuniones.

 

1. Describe cuál es el propósito de la reunión:

¿Te ha llegado alguna invitación a una reunión sin incluir el plan de trabajo? Sucede más a menudo de lo que crees.

Encontramos que cuando un asistente se conecta a una reunión sin saber de que va a tratar, es muy probable que si no encuentra nada interesante deje de prestar atención al poco tiempo de empezar o que de lleno solo se desconecte.

En cambio, cuando un participante ha recibido la descripción de la reunión o ha sido informado del tema a tratar previamente, tuvo la oportunidad de pensar en ello y podrá realizar aportaciones valiosas durante la reunión. 


2. ¿Yo que tengo que ver en la reunión?

Desde el primer momento deberíamos intentar responder a esta pregunta: ¿Yo que tengo que ver en la reunión? es decir, tenemos que comunicar de manera clara qué beneficios van a obtener los asistentes al participar en la reunión.

¿Van a aprender algo útil para hacer su trabajo mejor, más fácilmente?
¿Van a recibir información importante?

Es más probable que los asistentes mantengan la atención si saben que el contenido es relevante para ellos.

Recuerda que, cada vez que solicitas una conferencia o vídeo llamada, estás pidiendo a los convocados que te den algo muy valioso, su tiempo.


3. Se puntual, el organizador de la conferencia debe ser el primero en conectarse.

Como asistente no hay nada más frustrante que organizar la agenda del día para poder atender la reunión, esforzarte por conectarte con puntualidad, y escuchar: «es usted el primer participante en conectarse, el organizador aún no ha llegado. Por favor, espere».

En el momento en el que se conecte el organizador, si la espera ha sido muy larga, los asistentes estarán acordándose más de su familia que atendiendo al contenido de la vídeo conferencia.

Si tú eres quien crea e invita a la reunión, eres el máximo responsable, el capitán del barco. No puedes tener excusas para no dirigir o simplemente no dar señales de vida.

Si sabes que no vas a poder asistir o que surge una calamidad mayor para poder conectarte a la hora acordada, pide disculpas a los convocados. y si eres el único que conoce el tema, retrasa o cancela la reunión. 

Si hay alguien que pueda ayudarte para dirigir la reunión, solicita a esa persona que tome el timón del barco hasta que puedas unirte, o que la conduzca completamente.


4. Comprueba que la plataforma funciona de manera adecuada

Al que madruga Dios lo ayuda.Si eres el organizador conéctate como mínimo 15 minutos antes para comprobar que todo funciona correctamente. Con solo 5 minutos de antelación puede que no tengas tiempo suficiente para resolver posibles imprevistos.

La primera ley de Murphy siempre está presente, «si algo puede fallar, fallará», es algo parecido a lo que sucede con las impresoras que huelen tu miedo,  si saben que tienes afán, fallan instantáneamente.

Seguro que justo a la hora de conectarte, el computador te pide actualizar un controlador o instalar alguna extensión, el micrófono no funciona, no se escucha el audio o el vídeo no se ve, así que tómate tu tiempo.


5. Es tu reunión, eres el anfitrión.

Te pongo en contexto, imagina que entras en una sala llena de gente y nadie te saluda. Todo el mundo permanece en silencio ignorándote. ¿Cómo te sentirías?

Un Tip que en Cellvoz usamos es que mientras que los asistentes se unen a la conferencia, activa tu cámara y dales la bienvenida, trata de charlar con cada uno.

Recuerda que es mejor usar los nombres propios de los asistentes, No es lo mismo, «hola a todos 🙄» a «¿Qué tal Andrea? ¿Cómo vas? Bienvenido Carlos, ¿qué tal tu día?»

Otra buena idea es compartir una pregunta o imagen en la pantalla que invite a la reflexión para que los asistentes vayan pensando sobre el tema. También puedes mostrar algún acertijo visual para animar la conversación entre los participantes. 

6. Presenta a los Asistentes

A veces tenemos reuniones donde se conectan muchos participantes, y es probable que algunos de ellos no se conozcan entre sí. Intenta usar un poco del tiempo para presentar a los asistentes que están conectados e indicar qué funciones realizan. Es más sencillo que haya un ambiente cercano.

A la hora de enviar la convocatoria para una reunión online, o al enviar el correo electrónico posterior con las conclusiones de la misma, haz que los destinatarios puedan ver las direcciones de los otros colaboradores. Así podrán identificar a sus compañeros e interactuar entre ellos.


7. Invita únicamente a quienes deben estar en la reunión

Convoca únicamente a la gente que realmente necesite estar y participar en la reunión. Muchas veces las personas no participan o no muestran atención durante una reunión porque, simplemente, no deberían estar ahí.

Aunque esto parece obvio, hay quien lanza convocatorias masivas a sus compañeros cuando en verdad no es necesario que asista a esa reunión o se les podría informar con un correo electrónico.


8. Asigna tareas

Es mucho más difícil que la gente se distraiga cuando tiene algo que hacer. Intenta asignar distintas tareas como el control del tiempo en las exposiciones, la redacción de las conclusiones, la recogida de las preguntas en el chat o el mantener el foco para evitar que las conversaciones deriven hacia otros temas que no tengan que ver.

Al comenzar la reunión puedes pedir voluntarios para que asuman estas funciones, o si ya has identificado previamente a aquellos con tendencia a distraerse más, proponerles alguna de estas tareas.


9. Domina la aplicación que estés usando.

En varios eventos de marketing el presentador conecta su portatil y la imagen no se ve en la pantalla. Empieza a pulsar teclas, tocar el cable y la imagen sigue sin verse. Los asistentes se distraen, sacan su celular o empiezan a hablar con el compañero, o mi favorita, simplemente se van.

En las reuniones online sucede igual. Evita los parones técnicos. Los participantes se distraen cuando se producen interrupciones. No hay nada como un «perdón a todos no sé que pasa, voy a intentar compartir mi pantalla de nuevo» para que la gente comience a hacer otra cosa mientras tratas de solucionar el problema.

En una video conferencia estas son las reglas de oro que un organizador debe realizar:

Silenciar a todos o algunos de los participantes y activar los micrófonos según la necesidad.

Estos son algunos de los trucos que tenemos para mantener la atención de los participantes en nuestras conferencias:

  • Compartir la Pantalla con los participantes
  • Pasar el control a otro participante para que pueda compartir su pantalla
  • Compartir archivos (Word, Pdf, etc)
  • Activar Chat
  • Grabar la sesión 
  • Utilizar la pizarra Virtual

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Si quieres saber mas Tips o si sabes otros que no tengamos en la lista déjalos en la caja de comentarios.

Etiquetas: comunicaciones unificadas, Más

Escrito por Jorge Huechacona